株式会社東計電算（本社：神奈川県川崎市中原区、代表取締役社長：古閑祐二）は、クラウド型の決済情報管理システム「K-front」の「web明細照会サービス」をパッケージ化し、教育機関向けに4月より提供します。これによって、より安価かつ迅速に、既存の学費管理システムとの連携によるweb明細照会サービスの導入が可能となり、業務のペーパーレス化を促進します。
中学、高校、大学をはじめとする教育機関では口座振替による学費徴収が一般的で、振替にともなう事前案内や振替完了後の納入済証明書等の通知は、ハガキや書面など紙による処理が大半を占めています。そうしたなか、書面作成や手作業による封入封緘をはじめとする担当者の業務負荷と、書面の紛失や宛先間違えなどの人的ミスによるセキュリティリスク、また紙代、印刷費、郵送費等の経費削減の観点から、システム導入によるペーパーレス化を求める声が高まっています。
K-frontは、様々な決済手段（口座振替、コンビニ収納、クレジットカードやQRコード決済他）を導入する事業者に対し、決済情報の管理をフロント側からサポートし、柔軟な機能拡張性と利便性・操作性を兼ね備えた包括的な決済情報管理システムです。複数の決済代行会社を利用した場合でも、K-frontを導入することで、これまで決済代行会社別に構築していたシステムのインターフェースや業務負担を大幅に軽減でき、決済情報は1つの統合した情報として一元管理されるので、いち早く情報共有を図ることができます。
今回、特にご要望の高い「web明細照会サービス」の機能をパッケージで提供することで、他社製品も含む既存の学費管理システムとの連携で早期にweb明細照会機能の実装が可能になりました。これにより、従来の紙による諸手続きの業務負荷とセキュリティリスクの軽減、費用削減に貢献します。
今後も当社は、文教分野の課題やニーズから時代に適したサービスを拡充し、教育機関における業務効率化とデジタル化推進に貢献してまいります。
■ K-front「web明細照会サービス」パッケージプランの概要
従来学生ごとに作成・配布していた学費振替の案内状や振替完了後の納入済証明書などの書面を電子化します。学費管理システムから案内対象となる保護者情報を本サービスにアップロードすることで、保護者の携帯電話へSMSで参照URLを通知します。保護者はURLにアクセスすることで、簡易認証（ログイン）のうえwebから請求内容の照会や、納入済証明書PDFのダウンロードが可能となります。また、振替未完了が発生した場合にも、対象者データをアップロードすることで対象者のみに督促を通知できます。
＜web明細照会サービス 全体像＞
● 口座振替案内 明細照会
口座振替の対象となる保護者に対して、SMSでの通知を通じて、webから口座振替の明細案内ができます。また、口座振替日に引き落としができなかった場合には、対象者データをアップロードすることで、SMSでの通知を通じて、対象者のみに次回振替の案内ができます。
● 振替結果 明細照会・納入済証明書出力
口座振替が完了した保護者に対して、SMSでの通知を通じて、webから振替結果と納入済証明書PDFの案内ができます。
＜K-front「web口座振替受付サービス」との連携＞
本サービスは保護者に対してSMSでの通知を行うため、事前に保護者の携帯電話番号を登録する必要があります。既存の学費管理システムで携帯電話番号を管理していない場合には、K-frontの「web口座振替受付サービス」と組み合わせて導入いただくと、携帯電話番号を含む保護者情報をよりスムーズにシステムへ反映することができ、書面での個人情報管理の手間や紛失のリスクを低減します。
＜web口座振替受付サービス イメージ＞