顧客も社員も満足するシステム【WebReformStation】
WebReformStationは住宅リフォーム業に特化した業務管理システムとなっております。
問合せを始めとして、商談、契約、着工、引渡、アフターフォローまでを一元的に管理することが可能です。
実際の業務の流れに沿って情報を入力していくので、分かりやすい操作感で多くの企業様からご好評を頂いております。また、専門知識を持ったスタッフによる、アフターサポートも充実しておりますので安心してシステムをお使いいただけます。
WebReformStationの主な特徴
強固なセキュリティで情報資産をお守りします
WebReformStationはインターネットを利用したASPサービスとなっており、入力したデータはリアルタイムに情報共有が可能となります。データ情報は自社で保有するセキュリティを完備したデータセンターで管理を行いますので、バックアップやメンテナンスの必要もございません。システムとデータ情報を一貫して管理することが可能です。
理由その① 豊富な業務管理機能
住宅リフォーム業に必要な多くの機能を標準搭載しております。
各部門の担当者が必要な機能を利用して、情報を共有し業務効率化のサポートを致します。
理由その② シームレスな情報共有
入力した情報は担当者の間でリアルタイムに共有できます。
必要な情報を素早く確認することができるシームレスな仕組みとなっております。
理由その③ 業務効率化を徹底的にサポート
発注漏れや入金遅延等が生じた場合に、アラートでお知らせする機能を搭載。アラートによって早期発見し、迅速な改善対応をすることができます。
顧客検索によって顧客情報を参照することができるので、過去のアクション履歴や提出した見積、契約内容、問い合わせ等を確認することができます。担当者が不在の場合でも第三者の顧客対応が可能となります。
工事内容やプランなどを予めテンプレート登録しておくことで、一から見積を作成する必要がなく、入力作業を軽減することができます。テンプレートによって会社ルールに沿った見積を作成することができるので、粗利のブレを抑えることができます。作成した見積情報は発注時の明細情報にそのまま引き継がれますので、余計な二重入力の削減にも繋がります。
WebReformStationの効果・導入事例
B社は親会社の保有する物件リフォームや個人宅のリフォームを⾏っている、年商約20億円の会社です。
担当毎に顧客情報や見積を紙やファイル等で管理していました。
■顧客満足度の向上を目指して
各担当ごとにバラバラで管理していた顧客情報を一つに集約して、問合せ時に必要情報を 素早く参照出来るようにして、顧客満足度の向上を図りたい。 また、マーケティングに活用をしたり、アフターフォローにも役立てていきたい目的もあり、 顧客管理を軸として、直ぐ導入が可能なパッケージシステムを探していました。
■情報の統合管理を目指して
情報管理も各端末や紙で⾏っていたので、情報が増えていくにつれて管理コストが大きくなり、 内部統制上の問題も生じていた為、顧客情報を含めた様々な情報を統合管理していくことを 目指していました。
■管理コストの削減で業務効率の向上
必要書類を参照する際には、ファイルで保管していたデータを検索して中身を確認しないといけま せんでした。システムを導入したことで、顧客の名前や住所、電話番号など様々な検索方法から 情報を呼び出して直ぐに参照することが出来るようになったので、業務の効率化へと繋がりました。
■顧客情報に紐づけて営業、見積、工事等の管理が可能に
WebReformStationは顧客の管理から工事完了後まで統合管理することが出来ます。 登録している顧客情報に対して、営業履歴や見積情報などを紐づけて、顧客単位で情報を集 約します。過去見積や定期点検の履歴など顧客毎の情報でも簡単に参照することが出来ます。 システムに情報を蓄積していくことで、マーケティングや分析にも役立てています。
B社は個人顧客向けにリフォームやリノベーションを行っている会社です。 見積作成は担当毎に作り方がバラバラでどんぶり勘定となっていることも。 工事が長引いたり、トラブルがあった際に粗利を確保できず、見積漏れや単価設定の ミスが生じることも。
■一定の粗利確保を目指して
見積作成は売上に関わる重要な作業で、ここがルール化されていないと一定の粗利を確保する のが難しくなります。見積は各担当毎にバラバラで作成していた為、システムを導入して標準化し、 粗利確保や見積作成の効率化を図っていきたいとのことでした。
■見積を共通化していきたい
見積作成は担当毎の判断ではなく、会社基準で作成していきたい。 同じような案件の際には、過去の担当者の見積を参考にして担当者独自の見積ではなく、 会社基準に沿った見積作成を定着化させたい目的がありました。
■契約後の発注作業も楽々に
見積作成時と契約後の発注作業時、それぞれで原価入力を行っていました。 WebReformStationは見積時に入力をした原価情報を発注処理へ引き継ぐことが出来るの で、原価の二重入力の手間が減り、見積時と発注時の原価対比も意識できるようになりました。
■テンプレートの活用で見積作成の効率がアップ
似たような見積を作成する際は、過去の見積を探してコピーして修正作成を行っていました。 WebReformStationには、見積作成時にテンプレート機能を搭載しております。 見積内容がパターン化されている際に登録済みのテンプレートを選択することで、一瞬で反映さ せることが可能です。（例：トイレ工事の場合は「トイレ テンプレート」を選択） また、会社基準で作成したテンプレート活用によって、担当毎の見積バラつきが無くなりました。
■粗利率が導入前に比べてアップ
予期せぬ追加工事やトラブル等が発生した際に追加費用等が発生して、粗利の確保が十分で はない工事もありました。 WebReformStationは、そんな予期せぬ事態にも対応できるよう予備原価を設定することが できます。予備原価を一定確保することで、全体の粗利確保に繋がります。 また、粗利益管理が仕組み化されたことで社内の意識改革にも繋がりました。
